Etkili Zaman Yönetimi

Sen de zamanı verimli kullanamayanlardan mısın? “Kendime hiç zaman ayıramıyorum”, “sosyal hayatım neredeyse kalmadı”, “işlerim hiç planladığım zamanlarda bitmiyor” diyorsan iyi bir zaman yönetimine ihtiyacın var demektir.

Bunun için sana aşağıda bazı tavsiyelerde bulunacağım ama öncesinde “bir kişinin günü ortalama olarak nasıl geçiyor” ona değinmek istiyorum.  

Uyumak için 8 saat, iş için 9 saat, yemek ve atıştırmalıklar için 2 saat, kişisel bakım için 1 saat, ulaşım için 2 saat (Özellikle büyük şehirlerde bir yerlere ulaşmak ve eve geri dönmek için ortalama 2 saat trafikte geçiyor.) Bu rakamları topladığımızda 22 saat ediyor. Geriye kalan 2 saatte; alışveriş, fatura ödeme, uzun telefon görüşmeleri, eğer yardımcın yoksa çamaşır yıkama, ütü yapma, temizlik işlerini yetiştirmeye çalışıyorsun.

Peki kendine daha fazla zaman ayırabilmek için ne yapmak gerekiyor?

1. Yazmak 

Gününü iyi planlamak için tüm bu maddelerin en başında yazmak geliyor. Belli zaman dilimlerinde yapacağın şeyleri yazmak hem unutma ihtimalini ortadan kaldırır hem de bitirdiğin işlerin üstünü çizdiğinde kendini iyi hissetmeni sağlar.   

2. Günlük, haftalık, aylık planlar yapmak

Öncelikle kendine bir ajanda edin! Ajandanı aldıktan sonra bir not kağıdına günlük, haftalık hatta aylık olarak yapman gereken işlerin listesini hazırla ve bunları ajandana not et. Her sabah ilk iş bu listeye yeni eklenen maddeleri yazmak olsun. Buraya iş dışında yapman gereken şeyleri de not alabilirsin. Örneğin; cumartesi günü tiyatroya gideceğim, perşembe günü arabayı bakıma bırakacağım, cuma günü saat 19.00’da cilt bakım randevum var vs. Böylece aynı zaman diliminde yapacağın başka bir iş geldiğinde listene bakabilir çakışma olmasını engellersin, bakarız, gideriz, yaparız gibi kelimelerle zamanını verimsiz kullanmak yerine planlı ilerlersin.


3. Öncelikleri belirlemek / Sınıflandırmak

Günlük, haftalık, aylık program yapıyorsan mutlaka bir öncelik belirlemen gerekiyor. Önemli ve acil olduğunu düşündüğün işleri listenin başına al. Bu işleri yaparken sana kolaylık sağlayacak birkaç önerim olacak:

  • Zor işleri önce yap, kolay ve sevdiğin işleri sona bırak.
  • Yapacağın her iş için başlangıç ve bitiş süresi belirle ve bu süreye uymaya çalış. Tabii ki kendini sıkmamak için biraz esnek olabilirsin.
  • Başladığın işi bir kerede tamamlamaya çalış, süre uzadıkça veya erteledikçe o işi yapman zorlaşacak ve bir türlü bitirmek içinden gelmeyecek.
  • Önemli görüşmelerini sabah erken saatlerde yapmaya özen göster. Zihnin yorulmadan yapacağın görüşmelerde daha verimli olabilirsin.
  • Mümkünse her 1 saatte 10 dakika mola ver. Dinlenmeye ihtiyacın var.
  • Benzer işleri bir arada halletmeye çalış. Örneğin; Banka işleri, fatura ödemeleri, kargo gibi.
  • Sık sık not al. Alacağın notlar sonrasında daha az şey düşünüp daha çok verimli olmanı sağlayacak.

4. Zamanının verimsiz geçmesine neden olan şeyleri belirlemek ve bunları en aza indirmek üzerine kafa yormak

Kendine ayırabileceğin kısıtlı zamanı biraz daha arttırmak için bu bölüm çok önemli. Çünkü uyumak için ayırdığın vakti kısmak, yemek yemek yerine hızlıca bir şeyler atıştırarak vakit kazanmak hayat kaliteni düşürür.

Gün içinde farkında olmadığın bazı şeyler zamanını iyi yönetmek için engel teşkil ediyor. Bu konuyu birkaç örnek ile daha detaylı olarak ele alacağım.

Sosyal medya takibi:

Birçok kişi güne sosyal medyaya bakarak başlıyor ve gün içinde telefonu elinden düşürmüyor. Elinden bıraktığında bir bakıyor ki dakikalar geçmiş… “Ben de böyleyim” dediğini duyar gibiyim. Tabii ki tamamen telefonu bırak, sosyal medyaya hiç bakma demiyorum ama bunun için kendine bir aralık belirleyebilir böylece geri kalan zamanı kendin için daha güzel değerlendirebilirsin.

Uzun telefon görüşmeleri:

Gün içinde hem iş için hem de kendi özel konuların için telefon görüşmeleri yapmak zorundasın. Bazen kafanı dağıtmak için bir arkadaşını aramak istemen en doğal hakkın. Ama gereken dışında sadece dedikodu yapmak adına yaptığın görüşmeler yine değerli vaktinden bir sürü dakikayı alıp götürmekte. Bunu fark ettiğin an konuşmanı sonlandırarak bu süreyi en aza indirebilirsin.


Dağınıklık:

Düzensiz bir masa ya da bilgisayarındaki karmaşıklık kafanı yorar, gereğinden fazla obje ise aklını dağıtır. Nasıl mı? Diyelim bir toplantı hakkında notlara bakman gerekiyor ama masan o kadar dağınık ki o notu bulana kadar zaman kaybedebilir, gördüğün bir şey konsantrasyonunu dağıtıp başka bir işe dalmana dolayısıyla o işi yapmana engel olabilir. Düzenli ve az eşyalı bir ortamda zihnin daha sakin olur bu da daha kolay çalışmanı sağlar.


Acelecilik:

Bazen oradan oraya koşturur, hiçbir şeyi yetiştiremiyorum hissine kapılırsın. Aceleyle yaptığın işler hep yarım yamalak kalır ve geri dönüp o işe tekrar vakit ayırarak zaman kaybı yaşarsın. İşte bunun olmasını engellemek için belirlediğin öncelik listesine göre bir işi bitirmeden başka bir işe geçmemeye çalış. Bazı istisnai durumlarda araya daha acil işler girebilir. Yaptığın işi bölmenin sana daha çok zaman kaybettirip kaybettirmeyeceğini düşünüp, ona göre tamamlar ya da yeni gelen acili halledersin.

Her şeyi kendin halletmeye çalışmak:

Elbette “Şu işi ona anlatana kadar ben yaparım.” dediğin zamanlar olmuştur. Bu durum o an için sana zaman kazandırıyor gibi görünebilir ama birkaç gün sonra aynı veya benzer bir iş geldiğinde o işi tekrar senin yapman gerekir. Eğer ilkinde ekip arkadaşına anlatmış olsaydın bundan sonraki benzer bütün işlerde senden alacağı ufak bilgilerle o işleri halledebilirdi.  

Her şeyi senin yapman, her işe senin koşman mümkün değil. Yapılabilecek bazı işleri ekip arkadaşlarına devredip, yapman gereken diğer işleri çözmeye yönelebilirsin.

Hayır demeyi bilmemek:

İşten yorgun argın çıkıp eve dönerken bir arkadaşın arayıp “dışarı çıkalım / size gelelim” diyebilir. Hemen olmaz de, sosyalleşme demiyorum. Planında o akşam yapman gereken başka bir iş varsa “hayır” demeyi öğrenmen gerek. Örneğin o gün hazırlaman gereken bir sunum var ya da bir gün sonra ütülemen gereken elbiselerini yıkaman gerekiyor eğer dışarı çıkarsan bütün plan değişeceğinden hem moralin bozulacak hem de planını yeniden düzenlemen gerekecek.

5. Moral 

Biraz önce bahsettiğim dışarı çıkma örneğindeki gibi moral önemli bir konu. Hayat her zaman planladığımız gibi gitmeyebilir. Kafanı dağıtmak için dışarı çıkmak isteyebilir, hasta olabilir, acil olarak bir yere gitmen gerekebilir ya da canın o gün bir şey yapmak istemeyebilir. Böyle durumlarda planıma uyamadım diye üzülüp, “bir türlü plan yapmayı beceremiyorum.” diye moral bozarsan kendine haksızlık etmiş olursun. O yüzden her zaman biraz esneklik payı bırakarak ilerlemelisin.

İşlerin son dakikaya kalmaması için zamanlaması örneğin cuma olan bir işi, planına perşembe olarak not alırsan kendini daha rahat hissedeceksin.

6. Dinlenmek: 

En önemli maddeyi akılda kalması için sona bıraktım. Unutma, gün herkes için 24 Saat! Eğer kendine dinlenmek için vakit ayırmazsan yorgunluktan yapabileceklerini yapamaz hale gelebilirsin.